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Für die Planung eines Sommerfestes haben wir eine kleine Checkliste aus den 5 wichtigsten Elementen zusammengestellt, damit bei deinem nächsten Sommerfest nichts schief geht!
Tipp 2: Ein optimales Datum finden
Tipp 3: Die perfekte Location für’s Sommerfest
Tipp 4: Catering & Drinks organisieren
Tipp 5: Equipment & Dekoration
Gerade im Sommer gibt es viele Veranstaltungen.
Versuche daher so rechtzeitig wie möglich mit der Planung zu beginnen und die Einladungen frühzeitig zu verschicken. Für die Einladung selber musst du dir schon über das geplante Sommerfest Gedanken gemacht haben. Wird es ein besonderes Motto oder Dresscode geben? Wann soll das Sommerfest stattfinden?
All diese Informationen müssen schon, bevor du überhaupt die Einladungen verschickt hast, aufbereitet werden. Je eher du die Einladungen verschickt hast, desto mehr Menschen stellen sich auf dein Event ein und reservieren sich den Termin in ihrem Kalender.
Wenn du ein Sommerfest für die Firma planst, ist der Donnerstag ein beliebtes Datum. Beachte aber auch, dass gerade deshalb viele Dienstleister:innen an den Donnerstagen frühzeitig angefragt werden. Wenn es ein Donnerstag werden soll, beachte unbedingt “Tipp 1”.
Die Ferien-Zeit ist ein eher ungewöhnlicher Zeitraum für ein Sommerfest, da hier viele Kolleg:innen mit Kindern im Urlaub sind. Somit könnte ein Großteil des Teams fehlen. Die beliebteste Zeit für Sommerfeste liegt in der Regel im September.
Eine Location für das Sommerfest zu finden hängt von einigen Faktoren ab. Auf welche Punkte du besonders achten solltest habe wir in dieser kleinen Checkliste zusammengefasst:
Platzbedarf:
Stelle sicher, dass die ausgewählte Location groß genug ist. Jeder Gast sollte ausreichend Platz haben. Achte auch darauf, dass genügend Platz für Aktivitäten (Spiele), Essen und Getränke vorhanden ist.
Wetterbedingungen:
Eines kann man leider nicht im Voraus trotz bester Planung beeinflussen. Das Wetter. Am Besten ist eine Location, die für Sonne und Regen geeignet ist. Bei einer Location im Freien achte darauf, dass genügend Sonnenschutz- und Regenschutzmaßnahmen vorhanden sind.
Zugänglichkeit:
Eine Location sollte immer gut zu erreichen sein. In einer Stadt wie Hamburg ist eine Anbindung zum U-, oder S-Bahnnetz unverzichtbar. So benötigen auch nicht alle Gäste einen Parkplatz für ihr Fahrzeug.
Genehmigungen und Einschränkungen:
Gibt es aufgrund der Lage bestimmte Richtlinien oder Vorgaben? Informiere dich auch über eventuelle Genehmigungen beim Location-Betreiber.
Catering und Getränke:
Erkundige dich, ob die Location an einen Hauscaterer gebunden ist. Oder ob du frei entscheiden kannst, welches Event Catering du buchen kannst. Bei der Catering-Bestellung bedenke, ob du auf bestimmte Präferenzen wie vegetarische oder vegane Alternativen Rücksicht nehmen musst.
Beim Organisieren des Caterings und der Drinks für dein Sommerfest solltest du nichts dem Zufall überlassen. In den nachfolgenden Punkte kannst du nachlesen, auf was du besonders achten solltest.
Berücksichtige die Gästeanzahl:
Stelle sicher, dass du ausreichend Essen und Getränke für die Gäste bereithältst. Nichts ist unangenehmer als eine hungrige und durstige Meute von Kolleg:innen.
Wähle eine passendes Menü:
Ein Menü für ein Sommerfest ist leicht und erfrischend. Das gilt für die Speisen als auch die Getränke. Ein Fingerfood Menü ist leicht, vielfältig und hier findet ganz sicher jeder etwas.
Beachte die Wetterbedingungen:
Wenn es richtig heiß sein sollte, müssen die Speisen und Getränke ausreichend von Hitze und Sonneneinstrahlung geschützt sein. Wenn das Sommerfest draußen stattfindet, muss es eine Art von Überdachung geben, die Schatten spendet.
Berücksichtige die Ernährungsbedürfnisse deiner Gäste:
Hier noch einmal der Reminder: Denke an deine Gäste mit speziellen Ernährungspräferenzen.
Verwende Mehrweg- oder umweltfreundliches Geschirr und Besteck:
Wenn es kein Mehrweg Besteck oder Geschirr sein kann, achte darauf, dass die Teller, das Besteck und die Becher aus nachwachsenden Rohstoffen bestehen.
Für ein Sommerfest können Equipment- und Dekorationselemente für eine angenehme Atmosphäre sorgen.
Equipment:
Dekoration:
Wenn du noch ein Catering für dein Sommerfest in Hamburg benötigst, kontaktiere uns jederzeit! Wir freuen uns auf deine Nachricht.
