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Tipp 1: Planung, Planung, Planung
Tipp 2: Service = Erfolgsentscheidend
Tipp 3: Service Briefing und Debriefing
Als Flying Food oder Flying Buffet versteht man, dass Fingerfood durch Servicepersonal den Gästen auf einem Event gereicht wird. Durch diesen Service wird der Stau am Buffet entzerrt. Fingerfood kann im Stehen verzehrt werden. Meistens werden Fingerfood Portionen auf einem Tablett mit Servietten gereicht. Ein Flying Food Event wird meistens dann gebucht, wenn viele Gäste bei wenig Sitzmöglichkeiten zusammenkommen.
Ein Flying Food Event bedarf Planung. Und zwar richtig guter Planung.
Hier führen wir die einige typische Fragen auf die man sich beim Ausrichten eines Flying Food Events stellt:
Wann kommen die Gäste?
Zu welchem Zeitpunkt sollen die Servicekräfte Standby sein?
Werden die Getränke rechtzeitig bestellt?
Müssen die Getränke noch gekühlt werden?
Gibt es genügend Kühlmöglichkeiten?
Gibt es einen Backstage Bereich?
Wann kommt der Caterer?
Sind alle Servicekräfte gebrieft?
Wurde der Ablaufplan kommuniziert?
Kennt jeder seine Aufgaben?
Und das sind nur einige der Fragen die man sich beim planen eines Flying Food Events stellt.
Daher haben wir dir hier eine kleine Liste mit den wichtigsten Punkten zur Planung zusammengestellt:
Damit sind vor allem die Verantwortungen während und vor dem eigentlichen Events gemeint. Es muss eine Person dafür benannt werden, die das Zepter während des Events übernimmt. Eine Person, die jegliche Rückfragen beantworten kann und ggf. eine Entscheidung bei Unsicherheit fällt.
Planung ist gut. Puffer einzubauen besser. Erfahrungsgemäß gibt es trotz genauester Planung immer wieder Situationen, die einen vor Herausforderungen stellen. Mit etwas Puffer-Zeit können solche kleinen Stress-Situationen aufgefangen werden
Eine häufige Frage die im Zusammenhang mit dem Servicepersonal auftaucht lautet, wie viel Servicekräfte auf eine bestimmte Anzahl Gäste angesetzt werden soll. Der Richtwert liegt bei 30 Gästen pro Servicemitarbeiter:in. Es kommt manchmal aber darauf an, welchen Umfang man sich beim Service wünscht. Je höher der Servicegedanke, desto mehr Servicepersonal muss eingeplant werden.
Neben der Qualität der Speisen ist für ein Flying Food Event der Servicebereich ausschlaggebend für den Erfolg des Events. Nur wenn die Servicemitarbeiter:innen sich exzellent um die Gäste kümmern, freundlich und kompetent Rückfragen beantworten können und sich die Gäste wohlfühlen wird das Event ein voller Erfolg.
Bei Veranstaltungen mit mehreren hunderten Personen ist ein Team aus Serviceleiter:innen unverzichtbar. Es benötigt Erfahrung und Expertise, um die Service-Organisation während des Events zwischen Gast, Kund:innen und Veranstalter:innen zu koordinieren und abzustimmen.
Für den Gesamterfolg sind sehr gute Service-Mitarbeiter:innen entscheidend. Durch die verschärfte Personal-Situation und Corona Pandemie haben sich viele umorientiert. Es ist daher umso wichtiger, sich rechtzeitig um das nötige Servicepersonal zu kümmern. Viele Catering-Anbieter können nur noch in Ausnahmefällen kurzfristige Anfragen mit Servicepersonal umsetzen.
Ein Event kann nur mit einem ausgezeichneten Service Briefing reibungslos ablaufen. Das Servicepersonal kennt weder die Location, noch den Kunden oder steckt so in der Eventplanung wie man es sich wünschte. Es ist deswegen umso wichtiger, die Servicekräfte vor dem Event “abzuholen” und sich dafür auch die Zeit nimmt, Rückfragen zu beantworten. Das Service Briefing sollte mit Rückfragen mindestens 15 Minuten gehen. Natürlich kann es mit steigender Komplexität des Events auch deutlich umfangreicher werden.
Typische Punkte beim Briefing sind:
Nach der Veranstaltung ist es sinnvoll, sich mit den Beteiligten bei einem sogenannten Debriefing über das Event auszutauschen. Was hat gut geklappt und was nicht? Gab es ein Highlight? Welche Dinge liefen gut und welche nicht? Verbesserungsvorschläge.
Hast du noch Fragen für dein Flying Food Event? Kontaktiere uns jederzeit!
